- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán; - Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.
- Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định. Việc ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống, không được tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ, không xé rời ra khỏi cuống.
Lưu ý : Sau khi công ty ban hành qui định hoặc qui chế thì các khoản chi phí ban hành sẽ được tính vào chi phí tuy nhiên phải có qui định về từng loại chứng từ cho các chi phí.
Ví dụ : Khi đi công tác, yêu cầu đầu tiên phải có giấy đi đường. ( cái này đã qui định là chứng từ ban đâu).
Tiền phòng : phải sử dụng hoá đơn đỏ ; trong một số trường hợp đến các khu vực không có phòng ngủ ( vùng cao, xóm xã...) có thể áp dụng mức tại thông tư qui định của Nhà nước cho khối HCSN ( cái này có cơ sở thì thuế sẽ chấp nhận).
Tiền vé : phải có vé Tiền ăn có hoá đơn, nếu dưới 100k thì có thể lấy hoá đơn của cửa hàng. ( hoặc giấy BN, in sẵn của cửa hàng) Phụ cấp lưu trú chi theo qui định của công ty căn cứ vào số ngày của giấy đi đường.
Quy định :
- Giám đốc và kế toán trưởng đơn vị ký trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn;
- Chủ tài khoản và kế toán trưởng ký séc trắng;quy định về chứng từ kế toán
- Xuyên tạc nội dung kinh tế của chứng từ;
- Sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ kế toán;
- Hủy bỏ chứng từ khi chưa được phép;
- Hợp pháp hóa chứng từ kế toán.
Kế toán cần lưu ý đối với các hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc hoá đơn do Doanh nghiệp đặt in theo quy định của Chỉnh phủ và Bộ Tài chính về in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hoá đơn. Hoá đơn không hợp pháp là các hoá đơn giả, hoá đơn tự tạo của Doanh nghiệp nhưng chưa thông báo phát hành.
